Работа с самозанятым позволяет организации или ИП оплачивать услуги без удержания НДФЛ и начисления страховых взносов, если соблюдены условия применения НПД и правильно оформлены документы.

Но если исполнитель утратил право на этот режим, порядок налогообложения меняется. Заказчику важно своевременно установить дату утраты статуса и проверить, зарегистрирован ли исполнитель как ИП.

Основания установлены частью 2 статьи 4 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ.

В частности, применять НПД нельзя, если исполнитель:

• Превысил годовой лимит дохода — 2,4 млн рублей. Учитываются доходы, относящиеся к налоговой базе по НПД, от всех заказчиков, а не только от вашей компании. Зарплата по трудовому договору в этот лимит не включается.
• Начал перепродавать товары или имущественные права. Исключение — продажа имущества, которое использовалось для личных, домашних и аналогичных нужд.
• Продаёт товары, подлежащие обязательной маркировке, или подакцизные товары. При этом в законе предусмотрено исключение для определённых сахаросодержащих напитков.
• Нанял работников по трудовым договорам. Само по себе привлечение подрядчика по гражданско-правовому договору не равнозначно найму работника.
• Ведёт предпринимательскую деятельность в интересах другого лица по договору комиссии, поручения или агентскому договору. Отдельное исключение предусмотрено для доставки товаров с приёмом платежей при соблюдении установленных законом условий.
• Занимается добычей или реализацией полезных ископаемых.
• Совмещает НПД с другим специальным налоговым режимом либо с предпринимательской деятельностью, доходы от которой облагаются НДФЛ.
• Осуществляет майнинг цифровой валюты либо её реализацию или приобретение.

Право на НПД утрачивается со дня возникновения соответствующего основания.

Ровно 2,4 млн рублей — ещё допустимый размер дохода. Право на НПД утрачивается, когда доход превысил эту сумму.

Поэтому формулировка «с месяца превышения компания платит налоги за самозанятого» неточна. Нужно установить конкретную дату утраты права и определить налоговые последствия по соответствующим выплатам.

Ранее правомерно полученные доходы, обложенные НПД, не становятся автоматически доходами, облагаемыми НДФЛ, только потому, что позднее исполнитель превысил лимит.

ФНС разъясняет: обязанности заказчика в отношении физлица, не зарегистрированного как ИП, возникают с даты утраты им права на НПД. Основание — письмо ФНС от 19.04.2019 № СД-4-3/7496@.

Если организация или ИП продолжает оплачивать работы или услуги физического лица после утраты им права на НПД, необходимо:

• Исчислять НДФЛ с облагаемых выплат.
• Удерживать налог из вознаграждения исполнителя и перечислять его в бюджет.
• Начислять страховые взносы на выплаты, которые являются объектом обложения.
• Отражать соответствующие суммы в отчётности.

НДФЛ и страховые взносы оплачиваются по-разному. НДФЛ по общему правилу удерживается из дохода исполнителя. Страховые взносы заказчик начисляет за свой счёт сверх вознаграждения.

При этом речь идёт не только о пенсионных взносах. Выплаты по гражданско-правовым договорам на выполнение работ и оказание услуг облагаются взносами на пенсионное, медицинское и социальное страхование по применимому тарифу.

Утрата НПД сама по себе не превращает исполнителя в работника. Стороны могут продолжать сотрудничество по гражданско-правовому договору. Но налоговые обязанности заказчика изменятся.

Также необходимо учитывать предмет договора: правила по взносам для оплаты услуг и, например, арендной платы различаются.

Если исполнитель сохраняет действующий статус ИП и получает оплату в рамках предпринимательской деятельности, утрата НПД обычно не возлагает на заказчика обязанность удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы с такого вознаграждения.

Налоги по своему новому режиму предприниматель рассчитывает самостоятельно.

Заказчику необходимо проверить, что:

• Статус ИП действительно действует.
• Договор заключён с предпринимателем.
• Оплачиваемые работы или услуги относятся к его предпринимательской деятельности.

Для ИП, утративших право на НПД, предусмотрен специальный порядок перехода на УСН: уведомление подаётся в течение 20 календарных дней с даты снятия с учёта как плательщика НПД. Если переход не оформлен, может возникнуть обязанность применять общую систему налогообложения.

Проверки только при заключении договора недостаточно. Исполнитель мог иметь статус НПД в начале сотрудничества, а затем утратить его.

Первое — проверяйте статус перед каждой оплатой. Используйте сервис ФНС для проверки статуса плательщика НПД: https://npd.nalog.ru/check-status/. Для проверки нужны ИНН исполнителя и дата, на которую проверяется статус.

Второе — сохраняйте результат проверки. Он поможет подтвердить, какие сведения были доступны заказчику на дату расчёта.

Третье — получайте чек из приложения «Мой налог». Проверка статуса и чек выполняют разные задачи: первая подтверждает регистрацию на определённую дату, второй — оформление конкретного расчёта.

Четвёртое — проверяйте содержание отношений. Даже действующий статус НПД не позволяет применять этот режим к любому доходу. Например, выплаты за работы или услуги от нынешнего работодателя либо бывшего работодателя, если после увольнения прошло менее двух лет, не облагаются НПД.

Сначала установите:

• Основание и точную дату утраты права.
• Наличие у исполнителя статуса ИП.
• Суммы и даты выплат.
• Какие расчёты были оформлены чеками НПД.
• Какие суммы должны облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Затем пересчитайте обязательства и исправьте отчётность за затронутые периоды. В зависимости от ситуации потребуются уточнённые расчёты 6-НДФЛ, РСВ и корректировки иных сведений.

Если НДФЛ уже не из чего удержать, нельзя просто считать вопрос закрытым. Необходимо применять порядок, установленный пунктом 5 статьи 226 НК РФ, включая сообщение исполнителю и налоговой о невозможности удержания налога.

Формулировка «получили требование, заплатили налог и пени, подали уточнёнку — штрафа не будет» является опасным упрощением. Такой гарантии нет.

Освобождение от ответственности зависит от соблюдения условий НК РФ. В частности, имеет значение, исправлена ли ошибка до того, как заказчик узнал, что налоговая уже обнаружила нарушение, и выполнены ли необходимые условия по погашению обязательств и пеней.

После получения требования нужно оценивать его содержание. Если инспекция уже указала на конкретное нарушение, одной уточнённой отчётности может оказаться недостаточно для освобождения от штрафа.

В договоре стоит закрепить обязанность исполнителя:

• Соблюдать условия применения НПД.
• Незамедлительно сообщать об утрате права на режим.
• Сообщать об изменении статуса ИП.
• Выдавать корректные чеки и уведомлять об их аннулировании.
• Возмещать документально подтверждённые убытки, причинённые нарушением договорных обязанностей, в пределах, допускаемых законом.

«Исполнитель обязуется письменно уведомить Заказчика об утрате права на применение специального налогового режима “Налог на профессиональный доход”, снятии с учёта в качестве плательщика НПД, а также прекращении статуса индивидуального предпринимателя не позднее одного рабочего дня с даты соответствующего события. В уведомлении указываются дата и основание изменения статуса».

«Исполнитель обязуется возместить Заказчику документально подтверждённые убытки, возникшие вследствие предоставления недостоверных сведений о своём налоговом статусе либо нарушения обязанности своевременно уведомить Заказчика об изменении такого статуса, при наличии предусмотренных законом оснований для возмещения убытков».

Договор не отменяет обязанности перед бюджетом. Налоговая взыскивает налоги и взносы с того лица, на которое эти обязанности возложены законом.

Условие о возмещении убытков не гарантирует, что суд взыщет с исполнителя все начисленные налоги, взносы, пени и штрафы. Потребуется доказать нарушение договора, размер убытков и причинную связь. Особенно спорным может быть взыскание сумм, которые заказчик обязан был уплатить независимо от поведения исполнителя.